Deine Word-, Excel- oder sonstige Office-Datei lässt sich nicht mehr öffnen? Dein Office-Programm zeigt Fehler beim Öffnen eines Dokuments oder einer Arbeitsmappe an? Okay. Ich erkläre dir Schritt für Schritt, wie du zwischengespeicherte Dateien auf dem Windows-Computer finden und Dateien wiederherstellen kannst.
Die nachfolgenden Anleitungen beziehen sich auf Windows 10 Pro (Version 22H2) mit lokal installiertem Microsoft Office Professional Plus 2019. Arbeitest du mit einer anderen Office-Version oder mit Windows 11, könnten die Darstellungen evtl. abweichen. Probiere es trotzdem aus!
Speichern von Office-Dateien
Ob Word, Excel, PowerPoint, Publisher oder OneNote – wer mit Microsoft Office arbeitet, wird seine erstellten Dokumente, Arbeitsmappen, Präsentationen, Vorlagen oder Notizen sichern wollen, um später darauf zurückgreifen zu können. Also speichert man die Dateien im Regelfall auf dem Windows-Computer (PC, Notebook, Laptop) oder auf einer externen USB-Festplatte, die mit dem Computer verbunden ist.
Doch was ist, wenn das Office-Programm unerwartet abbricht, nicht mehr reagiert oder der Computer mitten bei der Arbeit abstürzt? Hierfür hat Microsoft eine Lösung integriert:
Nicht oder nicht vollständig gespeicherte Dateien werden zwischengespeichert.
Auf diesem Wege können verloren geglaubte oder defekte Office-Dateien auf dem Windows-Computer sowie auf der externen Festplatte gefunden und im Idealfall vollständig wiederhergestellt werden. Das erklärte Ziel. 🙂
Bevor es losgehen kann, gibt es jedoch einiges zu beachten.
Voraussetzungen:
Hardware / Software
Da ich in diesem Artikel nicht auf Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 eingehe, sollten folgende Voraussetzungen bei dir gegeben sein, um meine Anleitungen umsetzen zu können:
Zum Zeitpunkt der Erstellung der Datei, die wiederhergestellt werden soll, hast du
- mit einem Computer (Desktop, Laptop, Notebook) gearbeitet, auf dem das Betriebssystem Windows 10 (oder niedriger oder höher) installiert ist.
- mit einem Microsoft Office-Programm (zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint, Publisher, OneNote) gearbeitet, das lokal auf deinem Windows-Computer installiert ist.
- entweder versucht, die Office-Datei direkt auf deinem Windows-Computer (in einem Verzeichnis, Ordner auf dem lokalen Datenträger oder unter Dokumente) zu speichern
oder auf einer am Windows-Computer angeschlossenen externen Festplatte.
Speicherort / Speicherdatum / Name der Datei
Darüber hinaus solltest du dich an den Speicherort, das Datum der Speicherung sowie den ungefähren Dateinamen erinnern. Sonst suchst du dir „’nen Wolf“. 😉
TIPP: Wenn sich dein Office-Programm (in meinem Beispiel: Word) noch öffnen lässt, starte das Programm, klicke auf Weitere Dokumente öffnen. Im Fenster Öffnen werden dir unter dem jeweiligen Tab die Dokumente und Ordner angezeigt, die du zuletzt verwendet hast (sofern die Einträge von Office nicht automatisch oder mit einem Reinigungsprogramm gelöscht wurden). Auf diese Weise kannst du die Suche nach der wiederherzustellenden Datei etwas einkreisen. Hier zwei Vorschauen:
(Weißt du gar nicht mehr, wo du die Datei zuletzt gespeichert hast, könnte dir eventuell mein Artikel Gleiche Textinhalte mit Windows Datei-Explorer schneller finden behilflich sein. Darauf greife aber bitte erst später zurück, nachdem du meine Anleitungen durchgearbeitet hast.)
Speichern-Einstellungen in den Office-Optionen
Damit Microsoft Office überhaupt erst Dateien (Dokumente, Arbeitsmappen, Präsentationen etc.) zwischenspeichern kann, müssen in jedem Office-Programm die entsprechenden Optionen aktiviert und eingerichtet sein – eine der wichtigsten Voraussetzungen zur späteren Wiederherstellung von Office-Dateien.
Zu den Speicher-Optionen der Office-Anwendungen gelangst du wie folgt:
- Word
- Öffne das Programm Word. Klicke in der blauen Übersichtsspalte auf die Zeile Weitere Dokumente öffnen und im nächsten Schritt auf die Zeile Optionen. Es öffnet sich das Fenster „Word-Optionen“. Klicke in der linken Spalte auf die Zeile Speichern.
- Excel
- Öffne das Programm Excel. Klicke in der grünen Übersichtsspalte auf die Zeile Weitere Arbeitsmappen öffnen und im nächsten Schritt auf die Zeile Optionen. Es öffnet sich das Fenster „Excel-Optionen“. Klicke in der linken Spalte auf die Zeile Speichern.
- PowerPoint
- Öffne das Programm PowerPoint. Klicke in der orange-farbenen Übersichtsspalte auf die Zeile Weitere Präsentationen öffnen und im nächsten Schritt auf die Zeile Optionen. Es öffnet sich das Fenster „PowerPoint-Optionen“. Klicke in der linken Spalte auf die Zeile Speichern.
- Publisher
- Öffne das Programm Publisher. Klicke in der grünen Übersichtsspalte auf die Zeile Weitere Publikationen öffnen und im nächsten Schritt auf die Zeile Optionen. Es öffnet sich das Fenster „Publisher-Optionen“. Klicke in der linken Spalte auf die Zeile Speichern.
- OneNote
- Öffne das Programm OneNote. Klicke ganz oben im Menü auf Datei. Klicke anschließend in der lila-farbenen Übersichtsspalte auf die Zeile Optionen. Es öffnet sich das Fenster „OneNote-Optionen“. Klicke in der linken Spalte auf die Zeile Speichern und Sichern.
Nun erscheinen in der jeweils rechten Spalte die Speicher- und Wiederherstellungs-Optionen sowie die Speicherorte. Diese kannst du nach deinen Wünschen anpassen.
An einem Vorschau-Beispiel von Microsoft Word zeige ich dir die Einstellungen, die ich empfehle:
Übernehme gerne die in der Vorschau gezeigten Einstellungen, die ich mit roten Pfeilen markiert habe. Bei den Speicherorten handelt es sich um die Standard-Einstellungen von Microsoft Word, die je nach Einrichtung deines Computers abweichen können. Diese kannst du ebenfalls nach Belieben anpassen.
Anschließend denke daran, mit Klick auf den Button OK deine Änderungen zu speichern.
Gut gemacht!
Das waren bis hierher eine Menge Informationen zu den Grundlagen. Gönne dir jetzt ruhig eine Verschnaufpause! Lege dir ein Lesezeichen im Browser zu meinem Artikel an, bewege dich vom Computer weg und komme später wieder.
Bereit? Perfekt! Denn jetzt geht’s ans Eingemachte.
Beschädigte Office-Dateien finden und wiederherstellen
Anhand nachfolgender Anleitungen erkläre ich dir, wo sich die defekten bzw. nicht gespeicherten Office-Dateien verstecken, woran du sie erkennen und wie du sie wiederherstellen kannst.
Los geht’s:
- Zuallererst schließe alle Programme auf deinem Computer außer den Browser mit meinem Artikel.
- Wenn du vermutest, dass sich die beschädigte Office-Datei auf deiner externen USB-Festplatte befindet, verbinde sie mit deinem Computer, falls noch nicht getan, und warte einen Moment, bis sie von Windows erkannt wird.
Möglichkeit 1:
Am Beispiel von Word führe ich dich Schritt für Schritt zu dem Speicherort, wo sich die zwischengespeicherten Dateien befinden. Vermisst du eine Datei, die mit einem anderen Office-Programm erstellt wurde, verfahre entsprechend mit dem ausgewählten Programm.
- Starte das Office-Programm Word.
- Klicke in der blauen Übersichtsspalte auf die Zeile Weitere Dokumente öffnen.
Siehe Vorschau:
- Im Fenster „Öffnen“ wird nun ganz unten in der rechten Spalte der Button Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen angezeigt. Klicke auf den Button!
Siehe Vorschau:
- Nun öffnet sich ein kleines Fenster „(Word) Öffnen“, das auf den Speicherort UnsavedFiles verweist – ein Ordner, der sich auf deiner Computer-Festplatte befindet. Genauer lautet der Pfad zum Standard-Verzeichnis Lokaler Datenträger (C:) / Benutzer / Username / AppData / Local / Microsoft / Office / UnsavedFiles.
TIPP: Lässt sich das Office-Programm partout nicht öffnen, kannst du den Ordner „Unsaved Files“ auch direkt über den Windows Explorer aufrufen (wie du versteckte Dateien und Ordner anzeigen lassen kannst, siehe meine Ausführungen unter Möglichkeit 2).
Das Fenster sieht ungefähr so aus:
In diesem Fenster sind alle Word-Dateien aufgelistet, die wiederherstellbar sind. Ungespeicherte Office-Dateien erkennst du an der Dateiendung „.asd“. - Klicke jetzt auf eine der ASD-Dateien. Nun erscheint die Bezeichnung der Datei auch unten in dem Feld „Dateiname“.
- Anschließend hast du die Wahl:
Entweder klickst du direkt auf den Button Öffnen und es öffnet sich das Dokument sofort in Word.
Oder du klickst auf den Auswahl-Pfeil im Button Öffnen. Dann kannst du auswählen, ob du die wiederherzustellende Datei „Schreibgeschützt öffnen“, „Als Kopie öffnen“, „In geschützter Ansicht öffnen“ oder „Öffnen und Reparieren“ willst.
Hier eine Vorschau, damit du nachvollziehen kannst, was ich meine:
Im Regelfall reicht es jedoch aus, wenn du einfach auf den Button Öffnen klickst.
So oder so öffnet sich das ASD-Dokument in Word mit dem Hinweis: „WIEDERHERGESTELLTE NICHT GESPEICHERTE DATEI Dies ist eine wiederhergestellte Datei, die temporär auf dem Computer gespeichert wurde.“
- Als nächsten Schritt tätige neben dem o.g. Hinweis einen Klick auf den Button Speichern unter. Es öffnet sich ein neues kleines Fenster.
- Abschließend vergebe dem Word-Dokument einen neuen Namen (in dem sich öffnenden Fenster im Feld „Dateiname“) und speichere es an einem beliebigen Ort auf deinem Computer oder deiner externen USB-Festplatte.
Hier noch eine letzte Vorschau:
Möglichkeit 2:
Neben der Möglichkeit, ASD-Dateien auf deinem Computer zu finden, aufzurufen und als beispielsweise DOCX-Datei zu speichern, kannst du auch temporär gespeicherte Dateien auf der externen Festplatte aufspüren und wiederherstellen.
Das geht so:
- Öffne den Windows Explorer (zu finden unter: Start / Windows System / Explorer).
- Klicke oben im Menü auf die Registerkarte Ansicht.
- Klicke im Menü auf Optionen. Es öffnet sich ein kleines Fenster „Ordneroptionen“.
- Klicke in dem geöffneten Fenster auf die Registerkarte Ansicht.
- Scrolle im Fenster runter zur Zeile „Versteckte Dateien und Ordner“ und wähle darunter die Zeile Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen aus (klicke auf den kleinen Punkt neben der Zeile).
- Um die Änderung zu speichern, klicke zuerst auf den Button Übernehmen und anschließend auf den Button OK.
Nun werden dir alle versteckten Dateien im Windows Explorer angezeigt.
- Als Nächstes navigiere zum Verzeichnis deiner externen Festplatte (klicke im Explorer in der linken Spalte auf „Externe Festplatte …“). Jetzt werden dir in der rechten Spalte alle Ordner und Dateien angezeigt, die sich auf deiner externen Festplatte befinden.
Damit du dir wie anfangs beschrieben „keinen Wolf“ suchst, nutze das Suchfeld im Windows Explorer (zu diesem Thema habe ich auch einen umfassenden Artikel veröffentlicht: Gleiche Textinhalte mit Windows Datei-Explorer schneller finden):
- Gebe im Suchfeld des Explorers den Begriff tmp ein. Nun werden dir in der rechten Spalte alle temporären Dateien angezeigt, die Windows bzw. dein Office-Programm zwischengespeichert hat.
Das sieht in etwa so aus:
Wie du siehst, werden dir alle temporär gespeicherten Dateien mit der Endung „.tmp“ angezeigt. Zwischengespeicherte Dateien erkennst du auch daran, dass sie das Zeichen „~“ vor dem Dateinamen tragen.
Jetzt kannst du sicher nachvollziehen, warum ich dich zu Beginn dieses Artikels darauf aufmerksam gemacht habe, dass du dich an den Speicherort, das Datum der Speicherung sowie den ungefähren Dateinamen erinnern solltest.
- Mit Rechtsklick auf den jeweiligen Dateinamen und „Öffnen mit“ kannst du nun jede einzelne Datei öffnen und prüfen, ob das die Datei ist, die du gesucht hast und wiederherstellen möchtest. Handelt es sich um eine Office-Datei, kannst du wie oben beschrieben unter Möglichkeit 1 vorgehen. Handelt es sich um Bilddateien, öffnet sich das entsprechende Bildbearbeitungsprogramm usw.
Fertig! Du hast es geschafft, defekte Microsoft Office-Dateien in Windows aufzuspüren und wiederherzustellen. Wie viel vom Inhalt des Dokuments, der Arbeitsmappe oder Präsentation übrig geblieben ist seit der letzten automatischen Zwischenspeicherung, ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Ich drücke dir feste die Daumen, dass das Wichtigste deiner Arbeit erhalten blieb.