Microsoft Word bietet eine wertvolle Funktion, mit der man Wiederholungsfehler in Texten (ob Begriffe oder Zeichen) schnell in einem Zug korrigieren kann: Ersetzen. In diesem Artikel erkläre ich, warum diese Funktion nicht nur für Word-Textdateien, sondern auch bei der Sicherung von WordPress-Texten wichtig ist, und wie du vorgehen kannst.
Die Anleitungen in diesem Artikel beziehen sich auf die neueste Offline-Version Microsoft Office 2024 und richten sich an Menschen, die sich noch nicht so gut mit Word auskennen. Außerdem liefert der Artikel eine Problemlösung für in Word zu sichernde WordPress-Texte.
Was ist „Word“?
Mit „Word“ ist in diesem Fall das Textverarbeitungsprogramm des US-Konzerns Microsoft gemeint, mit dem man Texte erstellen und formatieren, Bilder, Formen, Tabellen und Zeichnungen einfügen, Tabellen und Zeichnungen erstellen und vieles mehr umsetzen kann (zum Beispiel Anschreiben, Schriftsätze, Briefköpfe, Bücher, Formulare, Lebensläufe, Berichte, Urkunden, Broschüren etc.).
Das Programm bzw. die App ist entweder Bestandteil eines Microsoft Office-Pakets (Office 2024 oder Office LTSC 2024 – offline auf dem eigenen Computer) oder von Microsoft 365 (online/offline) oder kann nach Registrierung kostenlos im Internet genutzt werden (Kostenlose Microsoft 365 Apps für das Web).
Ich persönlich arbeite mit Word seit jeher im Offline-Modus, und zwar derzeit mit Office LTSC Professional Plus 2024 (Office-Produkt für Windows-Geräte, das man als Dauerlizenz ohne Abo zum Download mit Aktivierungsschlüssel über verschiedene Anbieter günstig erwerben kann, beispielsweise bei Technikmarkt Aschaffenburg). Man muss lediglich darauf achten, welche Anwendungsprogramme (Word, Excel usw.) in den angebotenen Office-Paketen enthalten und für wieviele Computer die Lizenzen zugelassen sind. Eine Übersicht über Office LTSC 2024 bietet Microsoft auf seiner Webseite, wo unter anderem darauf hingewiesen wird, dass es auch das OpenDocument Format (ODF) 1.4 unterstützt.
Was ist „WordPress“?
WordPress, genauer WordPress.org, ist ein beliebtes quelloffenes kostenloses Content Management System (CMS), mit dem man – so wie ich – Blogs und kleine bis große Website-Projekte umsetzen kann – mit einer enormen Bandbreite an Design- und Funktionserweiterungs-Möglichkeiten. Im Gegensatz zu WordPress.com muss man für WordPress.org einen Webhoster mit passendem Webhosting-Tarif (inkl. Datenbank und SSH) selber suchen und eine Domain anmelden.
Der Vorteil: WordPress.org wird von einer riesigen, weltweiten Community begleitet, die stetig zur (Weiter-) Entwicklung des CMS sowie zu zahlreichen Themes (Design-Vorlagen) und Plugins (Funktionserweiterungen) beiträgt. Mittlerweile gibt es sogar Anbieter, die das WordPress-Design mit Künstlicher Intelligenz (KI) erstellen, wie beispielsweise app.zipwp.com.
TIPP: Wenn du planst, eine selbstgehostete Website mit WordPress.org umzusetzen, lege ich dir meinen neuen Service „WordPress-Installation von Beginn an mit mehr Cybersicherheit“ ans Herz. Schreibe mich einfach über mein Kontaktformular auf meiner Dienste-Website an.
Die neueste deutsche Version von WordPress.org kann man sich jederzeit auf der Webseite de.wordpress.org/download herunterladen.
So, jetzt kommen wir zum angesprochenen Problem, das ich in zwei Sparten aufteile:
1) Wiederholungsfehler in langen Word-Texten bemerkt?
Wer oft längere Texte mit Microsoft Word verfasst, sich aber mit den zahlreichen Funktionen von Word noch nicht so auskennt (insbesondere in Microsoft Office 2024, auf das sich die nachfolgenden Anleitungen beziehen), wird garantiert schon vor dem Problem gestanden haben, wie man Wiederholungsfehler in einem Zug beheben kann.
Ein Beispiel:
Du hast deine Thesis (Abschlussarbeit) komplett in Word verfasst, alles super geschrieben und formatiert. Kann man jetzt so einreichen. OH NEEEE. Plötzlich fällt dir auf, dass der Begriff „Buttervogel“ völlig veraltet ist. Du möchtest ihn in „Schmetterling“ umbenennen. Doch der veraltete Begriff kommt gefühlte tausend Mal im Text vor. Und du hast nur noch 15 Minuten Zeit für die Abgabe.
2) Überall geschützte Leerzeichen im Word(Press)-Text?
Wer viele Blog-Beiträge mit WordPress veröffentlicht, kennt sicher das Problem. Ein Beitrag (samt Medien) wird von WordPress nicht als zusammenhängender Klartext gespeichert, wie man es von Textdateien her kennt, sondern auseinandergepflückt versteckt in verschiedenen Tabellen der Datenbank. Dasselbe Problem besteht bei Seiten. Es existiert zwar eine Funktion, über das WordPress-Dashboard / Werkzeuge / Export entsprechende XML-Dateien zu sichern. Will man später aber einen Import vornehmen, hapert es meist an den passenden Einstellungen. Das Exportieren und damit Sichern von vollständigen Beiträgen und Seiten wird in WordPress somit erheblich erschwert.
Die derzeit einzige Möglichkeit, WordPress-Beiträge und -Seiten im Klartext zu sichern, ist:
- In WordPress einloggen.
- In der Beitrags- oder Seiten-Übersicht nach dem entsprechenden Text suchen.
- Den Beitrag oder die Seite in der Bearbeitungsansicht öffnen.
- Den Titel sowie Beitrags- oder Seiten-Text (samt Medien) kopieren.
- Die Zwischenablage in ein leeres Text-Dokument (zum Beispiel in Microsoft Word) einfügen.
- Die Textdatei (Word-Datei) auf dem Computer speichern.
Und als wenn das nicht schon umständlich genug wäre:
Wählt man beim Einfügen in das Word-Dokument auf die Schnelle nicht extra „Ursprüngliche Formatierung beibehalten“ aus, befinden sich plötzlich zahlreiche „geschützte Leerzeichen“ im Text (was im Übrigen bei so ziemlich allen Texten, die man von öffentlichen Webseiten kopiert, der Fall ist).
Das Problem an der Sache: Kopiert man später den in Word gesicherten Text und fügt ihn in WordPress ein, verhindert das „geschützte Leerzeichen“, dass der Text als normaler Fließtext erscheint. Stattdessen „verklebt“ das geschützte Leerzeichen Wörter, die nebeneinander liegen, und bricht damit Absätze. Der Text wird somit auf Mobilgeräten nicht mehr flüssig dargestellt (am besten erkennt man das Problem, wenn man den WordPress-Beitrag oder die -Seite mit dem aus Word eingefügten Text mit einem Smartphone aufruft).
Hier ein Beispiel:
Das ist ein Text, der°sich
eigentlich automatisch an die Breite jedes Bildschirms anpassen sollte (engl.: responsive). Aber zwischen den Begriffen „der“ und „sich“ befindet sich ein geschütztes Leerzeichen. Der Absatz wird gebrochen. Mit einem normalen Leerzeichen wäre das nicht passiert.
HINWEIS: Wie im Beispieltext zu sehen, werden „geschützte Leerzeichen“ in Microsoft Word durch einen kleinen hochstehenden Kreis zwischen den Begriffen angezeigt (den man nur sehen kann, wenn in Word die Absatz-Marke aktiviert ist – per Klick/Tipp auf den Button mit dem Symbol „¶“).
FAZIT
Beide oben genannten Fälle (1 und 2) verdeutlichen im Grunde genommen das gleiche Szenario: Fehlerhafte Begriffe oder Zeichen müssen durch korrekte Begriffe oder Zeichen ersetzt werden. Bei ein oder zwei Fehlern im Text ist das kein Problem, die sind schnell korrigiert. Kommen fehlerhafte Begriffe oder Zeichen zu oft wiederholt vor, muss eine passende Lösung her.
Gesagt, getan … hier ist sie. 🙂
Wiederholungsfehler im Word-Text suchen und ersetzen
Zur Erinnerung:
Im oben genannten 1. Fall soll der wiederholt im Text vorkommende Begriff „Buttervogel“ durch den Begriff „Schmetterling“ ersetzt werden.
Im 2. Fall soll das wiederholt im Text vorkommende geschützte Leerzeichen durch ein normales Leerzeichen ersetzt werden.
Gehe nun im 1. Fall am besten so vor:
- Öffne das Programm bzw. die App „Word“ auf deinem Computer.
- Öffne dein Word-Dokument (.docx-Datei) mit den fehlerhaften Begriffen (zum Beispiel über Öffnen / Durchsuchen).
- Navigiere ganz oben im Auswahlmenü zur Registerkarte Start.
- Klicke/tippe im Menü (meist ganz rechts zu finden) auf den Button Ersetzen (alternativ auf den Pfeil neben dem Button „Suchen“, dann auf „Erweiterte Suche“ und dann auf den Tab „Ersetzen“). Nun öffnet sich ein schmales Fenster namens „Suchen und Ersetzen“:
- Gebe in dem Feld „Suchen nach“ den fehlerhaften Begriff ein (in meinem Beispiel: Buttervogel).
- Gebe in dem Feld darunter „Ersetzen durch“ den Begriff ein, der den fehlerhaften Begriff ersetzen soll (in meinem Beispiel: Schmetterling).
- Jetzt hast du die Wahl:
- Entweder klickst/tippst du in dem Fenster auf den Button Ersetzen. Dann springt der Cursor erst einmal zu dem Suchbegriff (in meinem Beispiel: Buttervogel), den er als erstes im Text findet, ersetzt ihn aber noch nicht. Erst wenn du den Button Ersetzen noch einmal betätigst, ersetzt er den Begriff durch den neuen Begriff (in meinem Beispiel: Schmetterling). Anschließend kannst du per Klick/Tipp auf den Button Weitersuchen zu der Stelle im Text springen, wo der Suchbegriff als Zweites vorkommt, wieder auf den Button Ersetzen klicken/tippen, usw.
- Oder – und damit kommt man wesentlich schneller voran – du betätigst den Button Alle Ersetzen. Dann wird der Suchbegriff an allen Stellen des Textes in Sekundenschnelle durch den neuen Begriff ersetzt – das erklärte Ziel!
- Zuguterletzt speichere den Text.
Gut gemacht! Und um auf das oben genannte Beispiel zurückzukommen: Dein Abgabetermin ist in letzter Sekunde gerettet. 🙂
Im 2. Fall gehe im Grunde genommen genauso vor, aber …
- ab Punkt 5. im oben beschriebenen 1. Fall lässt du die beiden Felder neben „Suchen nach“ und „Ersetzen durch“ leer.
- Nun klickst/tippst du auf den Button Erweitern>>. Dann erweitert sich das Fenster.
- Dann betätige den Button Sonderformat (es öffnet sich ein Auswahlmenü) und klicke/tippe im Auswahlmenü auf die Zeile Geschütztes Leerzeichen.
Das Auswahlmenü schließt sich und oben in dem Feld „Suchen nach“ erscheint folgende Zeichenfolge: ^s (siehe Vorschau unten in Punkt 5.). - Im nächsten Schritt verkleinere das Fenster, indem du auf den Button <<Reduzieren klickst/tippst.
- Jetzt gibst du in das Feld „Ersetzen durch“ mittels Tastatur ein Leerzeichen ein (der Cursor im Feld springt dann einen Schritt nach rechts).
- Nun hast du wieder die Wahl. Gehe genauso vor, wie oben im 1. Fall unter Punkt 7. beschrieben. Wie gesagt, am schnellsten geht es über den Button Alle Ersetzen.
- Zuguterletzt: Speichere die Textdatei, damit deine Änderungen erhalten bleiben.
Fertig! 🙂 Du hast es geschafft, dass alle geschützten Leerzeichen im Text durch ein einfaches Leerzeichen ersetzt wurden – das erklärte Ziel. Nun kannst du jederzeit bedenkenlos den Text kopieren und in eine Website einfügen (zum Beispiel in einen WordPress-Beitrag), ohne dass irgendein Absatz gebrochen wird. Das sieht doch gleich viel professioneller aus auf allen Endgeräten.
Namira McLeod. Administratorin und Gründerin von ROCK DEINEN PC (und WP). Arbeit mit WordPress seit 2003, mit Windows und im Internet seit den 1990ern. Alle meine Tipps und Anleitungen sind praxiserprobt, damit du dein Vorhaben möglichst einfach und schnell umsetzen kannst. Helfen sie dir weiter, freue ich mich über einen Obolus. Solltest du andere Erfahrungen gemacht haben, freue ich mich über deinen Hinweis.
